Was ist Scrum? Der Turbo fürs Projektmanagement

Wenn Unternehmen ohne interne Digitalagentur ein Web- oder App-Projekt oder einen Relaunch planen, sind sie auf externe Dienstleister angewiesen. Diese Projekte haben ohne Scrum oft großes Drama-Potenzial: Sie dauern länger, werden teurer – und das Ergebnis kann weniger als geplant. Der Grund dafür sind: Pläne. Genauer: Pläne, die sich mit Prozessen und Details beschäftigen – anstatt mit dem echten Leben.

Scrum von A-Z

Hier werden die Rollen, Artefakte und Events erklärt, die im Scrum-Schaubild dargestellt sind.

Product Owner: Der Product Owner ist die einzige Person, die bestimmt was im Product Backlog steht – und welche Ziele welche Priorität haben. Product Owner managen das Produkt wie Unternehmer, mit klugen Entscheidungen: Priorität hat, was den Wert und den Erfolg des Produkts steigert.

Development Team: Das Entwicklungs-Team ist dafür verantwortlich, am Sprint-Ende fertige bzw. nutzbare (Teil-)Produkte / Inkremente zu übergeben. Dafür müssen im Team alle Fähigkeiten vorhanden sein, die für die Aufgaben nötig sind. In der Abarbeitung der Aufgabe ist das Team frei: Es organisiert sich selbst und arbeitet eigenverantwortlich.

Scrum Master: Der Scrum Master ist innerhalb des Teams der „Hüter des Scrum-Spirits“ und eine Art Moderator und Coach. Er unterstützt das Team darin, die Scrum-Theorie in der täglichen Praxis umzusetzen und hilft dem Team dabei, sich selbst zu organisieren. Der Scrum Master gibt dabei jedoch keine Arbeitsanweisungen

Product: Das Ziel von Scrum ist, schnell sinnvolle, fertige und produktiv nutzbare Produkte herzustellen – auf der Basis der User Stories. Ein Produkt ist „fertig“, wenn es vorher vereinbarte Kriterien erfüllt. Auf diesem Weg können oft schon wenige Wochen nach Projektstart einzelne Teile vom Auftraggeber bereits genutzt werden.

Product Backlog & User Stories: Das Backlog ist die große To-do-Liste. Die User Stories werden im Product Backlog eingepflegt, je nach Umfang in kleinere Aufgaben aufgeteilt und priorisiert. Was sind User Stories? Arbeitsaufgaben werden ergebnisorientiert und aus Usersicht verfasst. Ein Projekt besteht aus vielen User Stories, z.B. „Als Premium-User möchte ich mich mit meinem Usernamen und Passwort anmelden können um meine Premium-Inhalte zu nutzen.“ User Stories können komplexe und kleine Aufgaben beschreiben, und sie können im laufenden Projekt ständig hinzugefügt werden.

Sprint Backlog: An die Arbeit! Da am Ende des Sprints funktionierende Software abgeliefert wird, arbeiten alle Team-Mitglieder parallel an den jeweiligen Aufgaben – die das Team untereinander selbstständig aufteilt: Konzept, Design, Programmierung, Tests. Alles läuft parallel, alle helfen sich gegenseitig – denn alle haben mehrere Talente.

Sprint Planning: Im Sprint Planning, dem Kick-off-Meeting jedes Sprints, bespricht der Product Owner mit dem Team, an welchen User Stories aus dem Product Backlog in diesem Sprint gearbeitet wird – und welche Funktionalitäten in welchem Umfang am Ende des Sprints fertig sein werden. Dieses Meeting dauert z.B. maximal vier Stunden.

Sprint: Ein Sprint dauert meist zwei Wochen. Innerhalb eines Projekts dauern Sprints immer gleichlang. Im Sprint bearbeitet das Team eigenverantwortlich die im Sprint Planning ausgewählten User Stories aus dem Backlog. An den Zielen des Sprints werden keine nachträglichen Änderungen vorgenommen.

Daily Scrum: Statt Zwschen-Tür-und-Angel-Besprechungen und „Kannste mal eben“ gibt es ein täglich stattfindendes Mini-Meeting im Stehen, das immer zur selben Zeit stattfindet und maximal 15 Minuten dauert. Hier wird auch das Sprint Backlog aktualisiert. So können sich alle im Team den Rest des Tages auf die Arbeit konzentrieren.

Sprint Review & Sprint Retrospective:

Der Sprint Review ist eine Art Präsentation am Ende des Sprints. Alle überprüfen anhand des fertigen Produkts gemeinsam, ob das Produkt so gut ist, dass es direkt genutzt werden kann. Wünsche nach Änderungen und weiteren Funktionalitäten werden besprochen, ins Product Backlog eingepflegt und priorisiert. In der Sprint Retrospective geht es um: Was ist im Sprint gut gelaufen? Was kann man optimieren? Damit Pannen, Gemecker und Verbesserungsvorschläge das Team weiterbringen, gibt es nach jedem abgeschlossenen Sprint ein Debriefing, die Sprint Retrospective. Hier wird konstruktiv diskutiert und ein Verbesserungsplan aufgestellt.

Scrum in der Agentur-Zusammenarbeit: Wie geht das?

Die Zusamenarbeit Nicht-Scrum-Kunde und Scrum-Digitalagentur funktioniert exzellent, wenn beim Projektstart die Rollen klar verteilt werden. Das bedeutet: Der Kunde ist der "Product Owner" und damit Hüter über den Backlog, also die To-Do-Liste. Der Kunde als Product Owner ist damit soazusagen auch ein Teil des gesamten Teams. Der Kunde definiert und priorisiert die Anforderungen im Product Backlog auf Basis der wirtschaftlichen Bedeutung für das Unternehmen.

Lohnt sich Scrum finanziell? 20% sind locker drin

Die Agentur-Erfahrungen und weltweite Praxisbeispiele zeigen: Allein durch das Wegfallen von Overhead-Aufwand spart Scrum bereits rund 20% Zeit und Kosten im Vergleich zu Wasserfall. Hierbei ist der wegfallende interne Overhead auf Auftraggeberseite (kein Lastenheft nötig) noch gar nicht eingerechnet. Außerdem können mit Scrum erste Projektteile oft bereits nach zwei Sprints online gestellt werden – bei Wasserfall-Projekten manchmal erst nach einem Jahr. Somit kann dieser Projektteil 48 Wochen länger für den Auftraggeber Geld verdienen.

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