Neue Wege der Mitarbeiterkommunikation

Die moderne, zunehmend digitalisierte Arbeitswelt verlangt von allen Beteiligten nicht nur Effizienz und Schnelligkeit, sondern Flexibilität: Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten sind in vielen Branchen zur Regel geworden. Dadurch verändert sich auch die berufliche Kommunikation.

Alles, überall, zu jeder Zeit: Internationaler Handel, globale Vernetzung und losere Strukturen prägen die heutige Arbeitswelt. Gerade für viele junge Berufseinsteiger ohne Familie ist digitales Nomadentum sogar eine Sehnsucht – nach Selbstverwirklichung, Freiheit und Autonomie.

Obwohl Arbeitgeber wissen, dass flexible Angebote essenziell im Werben um die besten Kräfte sind, fällt die Umsetzung nicht immer leicht. Manche Aufgaben müssen zu bestimmten Zeiten erledigt werden, etwa in der Produktion oder im Einzelhandel, zudem kann dort auch kaum von zu Hause zugearbeitet werden. Ämter oder Ärzte haben feste Sprechzeiten. Doch viele Menschen, die primär am Schreibtisch arbeiten, sind längst nicht mehr an ihren festen Arbeitsplatz gebunden.

Eine Herausforderung ortsunabhängigen Arbeitens: die Kommunikation

Sie arbeiten mitunter von zu Hause, statt ins Büro zu gehen – oder in Co- und Crowdworking Places: Viele Freiberufler und Selbstständige ziehen es vor, in einem geregelten Umfeld zu arbeiten, statt abgelenkt zu Hause erst einmal den Haushalt anzugehen oder Unterlagen zu sortieren. Auch arbeitspsychologische Studien zeigen, dass viele Menschen feste Strukturen und den sozialen Austausch brauchen. Weil das Klischee des Eigenbrötlers längst nicht mehr passt und viele eben nicht allein zu Hause arbeiten, sprechen Arbeitsforscher mittlerweile eher vom Mobile Office als vom Homeoffice. Laut verschiedenen Studien, etwa vom Branchenverband Bitkom oder von Strategy Analytics, arbeiten rund 40 Prozent aller Arbeitskräfte mobil.

All diese Ausprägungen der flexiblen, freien Arbeitswelt stellen neue Anforderungen an die Kommunikation: Wie hält man alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden? Wie stellt man sicher, dass wichtige Informationen jeden schnell erreichen? Die Kommunikation mit mitunter unübersichtlichen, tagelangen E-Mail-Verläufen ist ebenso schwierig wie ständig Meetings und Konferenzen abzuhalten, die die Mitarbeiter immer wieder aus ihrer eigentlichen Arbeit herausreißen.

Die Lösung: „Social Collaboration Tools“

Deshalb wird die Technik immer wichtiger. Digitalisierung beginnt bei der Arbeitsplatzausstattung, unabhängig vom Arbeitsort. Wenn Mitarbeiter außerhalb des Büros arbeiten, müssen sie auch an die Informationstechnik angeschlossen sein. Nur per E-Mail und Telefon erreichbar zu sein, ist schon längst nicht mehr genug. Sinnvoll sind Arbeitslaptops, -smartphones und -tablets mit standardisiert voreingestellten Anwendungen. Die Unternehmensberatung McKinsey führt seit 2012 jährlich eine Studie zu „Social Collaboration Tools“ durch und zeigt eine klare Tendenz: Mitarbeiter in Unternehmen, die auf moderne Kommunikationstechnologie setzen, telefonieren täglich nur noch halb so oft wie ihre Kollegen in Firmen, die komplett klassisch kommunizieren. Und während vor sechs Jahren fast die Hälfte der durchschnittlichen Arbeitszeit mit E-Mail-Verkehr und der Suche nach internen Informationen und Ansprechpartnern verbracht wurde, wird die Arbeit mit „Social Collaboration Tools“ spürbar produktiver. Schließlich gibt es mittlerweile für nahezu alle beruflichen Anliegen passende Apps: längst nicht mehr nur für Kurznachrichten und Videotelefonie, sondern auch für die kollaborative Dokumentenverwaltung, den schnellen Datentransfer und die Terminplanung.

Die Zukunft: eigens entwickelte Anwendungen

Einen Schritt weiter gehen bereits Apps, die gezielt von und für Unternehmen programmiert werden, um die Mitarbeiter besser zu informieren und zu vernetzen. Hybride Apps wie mobio von Schaffrath verbinden verschiedene kommunikative Elemente, können einen extern abrufbaren Bereich für allgemeine Informationen haben, aber zudem auch über einen persönlichen internen Bereich für Mitarbeiter verfügen, der als interner Kommunikationskanal funktioniert – und zwar über Büro-, Landes- und Sprachgrenzen hinweg. „Wir sind es heute gewohnt, so schnell wie möglich informiert zu werden – zu Hause und unterwegs. Warum soll das bei Informationen aus meinem Unternehmen anders sein?“, erklärt Lars Kosman, Consultant bei Schaffrath DigitalMedien, warum etwa Bayer und Monsanto auf eine flexibel angepasste Form der mobio-App setzen – und wie Mitarbeiterkommunikation in Zukunft wirklich alles, überall, zu jeder Zeit erreichen kann.

Das Interview mit Lars Kosman können Sie hier lesen.

Text: John Hennig
Fotos: WeWork