Ein Appell für mehr Agilität

Werden externe Dienstleister für ein Projekt benötigt, stellen Lastenhefte eine der gängigsten Methoden im Projektmanagement dar. Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem der Auftraggeber sehr detailliert die Leistung beschreibt, die er erwartet. In der Realität führt diese Methode aufgrund langwieriger Prozesse und mangelnder Flexibilität jedoch häufig zum Scheitern des Projekts. Der Auftraggeber hat oft nicht das nötige Fachwissen, um alle relevanten Arbeitsschritte in der Aufzählung zu berücksichtigen. Müssen dann im Verlauf des Projekts Änderungen und Nachträge (»Change-Requests«) vorgenommen werden, sprengt dieses Vorgehen nicht selten den Budgetrahmen und bringt dazu wochenlange Verzögerungen mit sich. Die Lösung liegt in agilen Projektvergaben: Die Erfahrung zeigt, dass agile Methoden immer »in time« und »in budget« liegen. 

Agile Methoden, wie beispielsweise nach Scrum, profilieren sich insbesondere in IT-oder Softwareprojekten, da sich Leistungsanforderungen in dieser Branche schnell ändern können. Flexibilität und Schnelligkeit im Handeln von Unternehmen sind zu wichtigen Wettbewerbsfaktoren geworden. Um durch agile Ausschreibungen Raum für Änderungen im Prozess schaffen zu können, muss man sich von der Vorstellung lösen, zu Beginn ein in allen Facetten geplantes Endresultat vorliegen zu haben. Es wird eine klare Vision für das Projekt formuliert, aus der dann einzelne Teilaufgaben abgeleitet werden. Bei der Formulierung der Teilaufgaben fokussieren agile Methoden nicht die Erwartungen des Auftraggebers, sondern stets die Bedürfnisse der Nutzer*innen. Durch die Einteilung der Aufgaben in User Stories müssen weniger Details vorgegeben werden, wodurch externe Auftragnehmer*innen größeren Handlungsspielraum haben. Wird ein Bedürfnis anvisiert, bleibt in der konkreten Umsetzung mehr Flexibilität, als wenn eine detaillierte Leistungsbeschreibung vorliegt, die sich mit zunehmendem Wissensstand im Verlauf des Prozesses zudem als nicht passend herausstellen kann. 

Durch die Ausrichtung an den Bedürfnissen der Nutzer*innen entstehen weitere Vorteile im Rahmen agiler Prozesse. Die einzelnen Teilaufgaben in Form von User Stories fließen in eine To-do-Liste namens Backlog. Ändern sich im Verlauf des Prozesses die Prioritäten einzelner Aufgaben, können diese jederzeit hoch- oder runtergestuft und somit neu priorisiert werden. Gleiches gilt für das Hinzufügen oder Entfernen von Aufgaben, wenn sich andere Dinge als relevanter herausstellen. Für das Ändern von Aufgaben wird nicht wie beim Lastenheft ein nachträglicher Kostenvoranschlag benötigt, sondern die Teilaufgaben können unkompliziert im Backlog angepasst werden. Auf diese Weise bieten sich zudem Möglichkeiten der vorzeitigen Beendigung der Zusammenarbeit, da mit agilen Ausschreibungen kein Vertrag für den gesamten Prozess, sondern lediglich einzelne überschaubare Sprints nach Bedürfnissen eingekauft werden. Die agile Handhabung von Projekten ermöglicht den Unternehmen somit ungeahnte Flexibilität und Spontaneität im Verlauf des Prozesses. Um jedoch den Überblick über Teilaufgaben und das Projekt nicht zu verlieren, ist es essenziell, Personen oder Teams als Product Owner einzusetzen, die für Entscheidungen verantwortlich sind.

Mit diesen Umbrüchen unterliegt die Branche einem Wandel und unsere Erfahrungen zeigen, dass Projekte mit agilen Ausschreibungen und resultierenden neuen Handlungsdimensionen erfolgreicher verlaufen. Es entsteht ein echter Mehrwert für beteiligte Teams, die auf diese Weise viel zeit- und kostenschonender arbeiten und somit viel effizientere Leistungen erbringen können. Mit der Empfehlung für agiles Arbeiten schaffen wir kluge Lösungen für eine erfolgreichere Zusammenarbeit im Team!

wird nicht ohne Grund öfter als flexibles Schnellboot beschrieben, das gegenüber dem schweren Dampfer viele Vorteile hat:

• Klare Zielversion 
• Nutzerbedürfnisse immer im Blick
• Einfache Anpassungen an neue Bedingungen
• Auf Risiken flexibel reagieren