Geschafft! 01.2021

Werden externe Dienstleister für ein Projekt benötigt, stellen Lastenhefte eine der gängigsten Methoden im Projekt­ management dar. Ein Lastenheft ist ein Dokument, in dem der Auftraggeber sehr detailliert die Leistung beschreibt, die er erwartet. In der Realität führt diese Methode aufgrund langwieriger Prozesse und mangeln­ der Flexibilität jedoch häufig zum Scheitern des Projekts. Der Auftraggeber hat oft nicht das nöti­ ge Fachwissen, um alle relevanten Arbeitsschritte in der Aufzählung zu berücksichtigen. Müssen dann im Verlauf des Projekts Änderungen und Nachträge (»Change-Requests«) vorgenommen werden, sprengt dieses Vorgehen nicht selten den Budgetrahmen und bringt dazu wochenlange Verzögerungen mit sich. Die Lösung liegt in agilen Projektvergaben: Die Erfahrung zeigt, dass agile Methoden im­ mer »in time« und »in budget« liegen. MEHR FLEXIBILITÄT DURCH AUSRICHTUNG AN USER STORIES Agile Methoden, wie beispielsweise nach Scrum, profilieren sich insbe- sondere in IT oder Softwareprojek­ ten, da sich Leistungsanforderungen in dieser Branche schnell ändern können. Flexibilität und Schnelligkeit im Handeln von Unternehmen sind zu wichtigen Wettbewerbsfaktoren geworden. Um durch agile Aus­ schreibungen Raum für Ände­ rungen im Prozess schaffen zu können, muss man sich von der Vorstellung lösen, zu Beginn ein in allen Facetten geplantes Endresultat vorliegen zu haben. Es wird eine klare Vision für das Projekt formuliert, aus der dann einzelne Teilaufgaben abgeleitet werden. Bei der Formulierung der Teilaufgaben fokussieren agi­ le Methoden nicht die Erwartun­ gen des Auftraggebers, sondern stets die Bedürfnisse der Nutzer*innen. Durch die Einteilung der Aufgaben in User Stories müssen we­ niger Details vorgegeben werden, wodurch externe Auftragnehmer*innen größeren Handlungsspiel­ raum haben. Wird ein Bedürfnis anvisiert, bleibt in der konkreten Umsetzung mehr Flexibilität, als wenn eine detaillierte Leistungsbeschreibung vorliegt, die sich mit zunehmendemWissensstand im Verlauf des Prozesses zudem als nicht passend herausstellen kann. EINFACHES UMPRIORISIEREN VON AUFGABEN WÄHREND DES PROZESSES Durch die Ausrichtung an den Bedürfnissen der Nut­ zer*innen entstehen weitere Vorteile im Rahmen agiler Prozesse. Die einzelnen Teilaufgaben in Form von User Stories fließen in eine To-do-Liste namens Backlog. Ändern sich im Verlauf des Prozesses die Prioritäten einzelner Aufgaben, können diese jederzeit hoch oder runtergestuft und somit neu priorisiert werden. Gleiches gilt für das Hinzufügen oder Entfernen von Aufgaben, wenn sich andere Dinge als relevanter heraus­ stellen. Für das Ändern von Aufgaben wird nicht wie beim Lastenheft ein nachträglicher Kostenvoranschlag benötigt, sondern die Teilaufgaben können unkompliziert im Backlog angepasst werden. Auf diese Weise bieten sich zudem Möglichkeiten der vorzeitigen Beendigung der Zu­ sammenarbeit, da mit agilen Aus­ schreibungen kein Vertrag für den gesamten Prozess, sondern lediglich einzelne überschaubare Sprints nach Bedürfnissen eingekauft werden. Die agile Handhabung von Projekten er­ möglicht den Unternehmen somit un­ geahnte Flexibilität und Spontaneität im Verlauf des Prozesses. Um jedoch den Überblick über Teilaufgaben und das Projekt nicht zu verlieren, ist es essenziell, Personen oder Teams als Product Owner einzusetzen, die für Entscheidungen verantwortlich sind. ERFOLGREICHE TEAMS DANK AGILER LEISTUNGEN Mit diesen Umbrüchen unterliegt die Branche einem Wandel und unsere Erfahrungen zeigen, dass Projekte mit agilen Ausschreibungen und resultierenden neuen Handlungs­ dimensionen erfolgreicher verlaufen. Es entsteht ein echter Mehrwert für beteiligte Teams, die auf diese Weise viel zeit und kostenschonender arbeiten und somit viel effizientere Leistungen erbringen können. Mit der Empfehlung für agiles Arbeiten schaffen wir kluge Lösungen für eine erfolgreichere Zusammenarbeit im Team! Hier erfahren Sie mehr über die Kanzlei Haver & Mailänder: www.haver-mailaender.de/ WEBINAR »AGILE LEISTUNGEN« BEIM FORUM FÜR VERGABE Sie planen eine Ausschreibung? Erfahren Sie, warum es sich lohnt, auf agile Methoden zu setzen. forum vergabe, die führende Plattform rund ums Vergaberecht im deutschsprachigen Raum, veranstaltet am 11. Mai 2021 ein ganztägiges Webinar zu dem Thema »Agile Leistungen – Was ist das? Wie beschafft man sie?«. Alexander Hornen, der Geschäftsführer von Schaffrath DigitalMedien, hält um 10:45 Uhr einen Vortrag zum Thema »Besonderheiten agiler IT Projekte«. Auch mit dabei: die Experten der Kanzlei Haver & Mailänder Rechtsanwälte Bettina Backes und Dr. Alexander Hübner, die gemeinsam mit Schaffrath das Thema agile Ausschreibungen und Vergaben intensiv beleuchtet haben → dazumehr.de/vergabe SAVE THE DATE! G E S CHA F F T ! 01 . 202 1 · 33 E I N APP E L L F ÜR MEHR AG I L I TÄT